Reimagine, Realign, Reconnect: welke rol speelt faciliteitsbeheer?

In haar artikel Institute of Workplace and Facilities Management, gepubliceerd in augustus 2019, schrijft CEO Linda Hausmanis (1) dat “de C-suite van oudsher heeft onderschat hoe belangrijk de werkplek en faciliteitsbeheer kan zijn en FM's misschien te terughoudend zijn geweest om zichzelf en hun beroep in de schijnwerpers te zetten. Nu is het echter tijd dat financieel directeurs en HR-directeurs, en alle anderen die aan de bestuurstafel zitten, inzien dat faciliteitsbeheer wezenlijke bijdragen levert.”

Het artikel werd vóór de uitbraak van het coronavirus geschreven, maar de bevindingen gelden des te meer nu we ons moeten aanpassen aan het nieuwe normaal. De vele werkgevers die van plan zijn terug te keren naar hun werkplek, zouden er goed aan doen de verreikende implicaties van de definitie van faciliteitsbeheer van de International Facility Management Association (IFMA) ter harte te nemen: “een beroep dat meerdere disciplines beslaat om de functionaliteit, het comfort, de veiligheid en het rendement van de gebouwde omgeving te verzekeren door mensen, locatie, proces en technologie te integreren” (2).

Hoewel de precieze verdeling van verantwoordelijkheden natuurlijk per organisatie zal verschillen, zijn de kerncompetenties van FM’s doorgaans de selectie en het beheer van technologie, kwaliteitsbeoordeling, milieubeheer en duurzaamheid, en – iets dat geen enkel bedrijf waarschijnlijk ooit nog zal onderschatten – voorbereiden op noodgevallen en het verzekeren van bedrijfscontinuïteit. De IFMA wijst er ook op dat de toegenomen automatisering en the Internet of Things een aantal recentere ontwikkelingen zijn die meer werk voor FM’s betekenen.

Het is daarom logisch om de FM te zien als een belangrijke spil voor alle dagelijkse activiteiten van een organisatie. De afgelopen jaren is uit onze interactie met FM’s helaas gebleken dat ze zich vaak totaal niet gewaardeerd voelen door hun werkgevers. In plaats van dat ze worden gezien als onmisbare facilitator van een productieve werkplaats, wordt gedacht dat ze alleen een ondersteunende rol vervullen. Dit houdt jammer genoeg in dat ze niet altijd op tijd worden betrokken bij cruciale besluitvormingsprocessen. Bovendien krijgen ze niet altijd voldoende middelen toegewezen om te zorgen dat de infrastructuur van het gebouw geschikt blijft voor de doeleinden waarvoor het wordt gebruikt.

Door de huidige crisis zijn werkgevers genoodzaakt eens goed na te denken over hoe hun gebouwen werken. Dat zou moeten betekenen dat FM's in de toekomst meer waardering zullen krijgen. Ook moet er nauwere samenwerking komen met de C-suite, zodat zorgen of aanbevelingen kunnen worden geuit om het welzijn op het werk te verbeteren. De volledige gevolgen voor werkgevers en gebouwgebruikers zijn nog niet allemaal duidelijk. Wat wel vast lijkt te staan is dat de ontwikkelende situatie erop wijst dat FM’s extra verantwoordelijken op hun bord zullen krijgen. Het is moeilijk voor te stellen dat ze geen centrale rol zullen spelen in toekomstige regelingen waarbij werkplekken worden beoordeeld op hoe goed ze zijn voorbereid op een crisis op een manier die vergelijkbaar is met bestaande beoordelingen voor gebouwprestaties.

Dankzij deze combinatie van factoren hebben bedrijven nog nooit eerder een betere kans gehad om te verzekeren dat FM’s bij alle beslissingen worden betrokken.

Hausmanis laat in haar artikel ook doorschemeren dat FM’s zelf ook niet bang moeten zijn aan te geven hoe belangrijk hun bijdrage is!

Bron:
(1) Facilities Management Journal, August 2019: https://www.fmj.co.uk/magazines/fmjaugust2019ebook.pdf
(2) https://www.ifma.org/about/what-is-facility-management